Vous ne savez pas si vous avez besoin ou non d'une assurance pour votre événement ? Vous n'êtes pas seul ! La principale raison pour laquelle vous devez souscrire une assurance est qu'un grand nombre de choses peuvent mal tourner. Il ne fait aucun doute que vous êtes des organisateurs compétents, mais tout n'est pas sous votre contrôle, du matériel qui ne fonctionne pas au matériel volé en passant par toute force majeure. Lisez la suite pour le savoir et n'oubliez surtout pas : la sécurité avant tout !
Quels types d'assurance sont disponibles ?
Cet article traite des informations relatives au Royaume-Uni, mais vous pensez que ces informations peuvent être utiles aux organisateurs d'événements du monde entier. Il existe toutes sortes d'assurances événementielles. Examinez les plus importantes d'entre elles.
Assurance responsabilité civile
L'assurance responsabilité civile vous protège au cas où un membre du public (c'est-à-dire les participants à l'événement ou les passants) serait blessé à la suite de votre événement. Si votre événement se déroule dans un lieu approprié, il est fort probable que ce soit le lieu lui-même qui soit couvert. Toutefois, l'assurance ne couvre qu'eux, et non vous en tant qu'organisateur de l'événement.
Assurance responsabilité civile de l'employeur
Si votre équipe est rémunérée (et que vous ne faites pas appel à des bénévoles), la loi vous oblige à souscrire une assurance au cas où un membre de votre personnel se blesserait pendant l'événement.
Assurance des équipements
Vous avez peut-être besoin d'utiliser certains équipements pour votre événement comme des microphones, des caméras, des systèmes de sonorisation ou des projecteurs. L'assurance des équipements vous couvrira en cas d'endommagement ou de vol de vos équipements.
Assurance annulation
Il y a beaucoup de choses qui peuvent mal tourner lors d'un événement. Parfois, tout peut mal tourner, il suffit de demander aux gens du Fyre Festival. Souscrivez une assurance annulation s'il y a un risque que vous deviez annuler l'événement.
Assurance pour la responsabilité en matière d'alcool
Si vous servez des boissons alcoolisées, vous avez besoin de cette assurance. Elle couvrira les dommages causés par des personnes en état d'ébriété, ainsi que le fait de servir accidentellement des boissons alcoolisées à des mineurs.
Assurance pour les dommages contre les tiers
Cette assurance vous couvre au cas où le lieu que vous avez loué pour l'événement serait endommagé pendant que vous êtes aux commandes. Elle peut faire partie de votre assurance responsabilité civile.
Assurance pour les événements multiples
Si vous organisez régulièrement des événements, il est judicieux de souscrire une assurance qui couvre plusieurs événements. Cela vous permettra d'économiser de l'argent et de ne pas avoir à souscrire une nouvelle assurance pour chaque nouvel événement.
Note : Les actes de Dieu
Pendant l'événement, il se peut que Dieu ne soit pas de votre côté ; une tempête ou une averse peut se mettre en travers de votre chemin. La grande majorité des contrats d'assurance britanniques n'excluent pas les "actes de Dieu", vous pouvez donc être rassuré. Mais vérifiez les petits caractères, au cas où.
Combien coûte l'assurance événementielle ?
La réponse courte ? Cela dépend. La réponse longue est que le coût de votre contrat dépendra des risques possibles pour l'événement. Un événement avec des balades en moto présente un risque de blessure nettement plus élevé qu'un mariage. Un mariage, en revanche, présente un risque nettement plus élevé de dommages causés par des personnes ivres. Les événements en plein air sont souvent annulés en raison du mauvais temps. Les événements organisés dans les grandes villes sont exposés au risque de terrorisme, ce qui fait grimper les prix. Les assurances de ce type débutent à 60 £, tandis que celles destinées aux employeurs commencent à 50 £. La plupart des contrats d'assurance exigent une évaluation de l'événement sur-mesure. Cela dit, il n'est jamais inutile de jeter un coup d'œil, comme vous l'avez fait ci-dessous.
Où trouver le bon fournisseur d'assurance événementielle ?
Si vous avez déjà un agent d'assurance pour votre entreprise, la première chose à faire est de l'appeler pour obtenir un devis. Comme ils sont déjà leurs clients, ils vous feront peut-être un bon prix. Dans la section ci-dessus, vous avez mis des liens vers quelques compagnies d'assurance, mais il existe de nombreux sites web qui vous permettent de comparer les prix entre les compagnies au Royaume-Uni. Cela vaut la peine de passer un peu de temps à comparer les différentes entreprises entre elles. Certains peuvent vous garantir un bon prix pour certaines contrats mais pas pour d'autres.
Conseils généraux et bonnes habitudes à suivre
Maintenant que vous avez une idée générale des différents types d'assurance et des endroits où vous pouvez les obtenir, il est temps de jeter un coup d'œil aux meilleures habitudes à suivre à cet égard.
Prenez de l'avance
Plus tôt vous souscrivez une assurance, plus le prix sera avantageux. Il est bon d'assurer votre événement dès que vous avez trouvé le lieu adéquat.
Évaluation des risques
Effectuer une évaluation des risques à l'avance vous permettra de réduire votre prime d'assurance. Consultez l'agence d'assurances pour déterminer quand vous pourrez analyser les risques éventuels.
Négocier avec le lieu de réunion
L'assurance de la salle de spectacle vous couvrira rarement. Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas essayer de négocier ce point lorsque vous discutez du contrat.
Vérifiez les exigences en matière d'assurance
Tous les événements ne nécessitent pas la même couverture. Certains endroits vous demandent de couvrir jusqu'à 2 millions de livres sterling de dommages, tandis que d'autres peuvent vous demander de couvrir jusqu'à dix fois ce montant.
Attention aux problèmes de transport
Si vos participants viennent de loin, les problèmes de transport - comme une grève des trains - peuvent être un gros problème. S'ils ne peuvent pas assister à l'événement, ils ont besoin d'une politique d'annulation.
Garder la trace de ceux qui sont présents
Vous aurez toujours besoin de savoir qui participe à votre événement. Vous ne voulez pas courir le risque de vous retrouver avec des personnes qui n'ont pas été invitées, cela pourrait poser des problèmes.
Pensez à la sécurité
Même si vous avez effectué une analyse des risques avant le début de l'événement, vous devez toujours rester vigilant, notamment pendant l'événement lui-même. Les risques pour la santé et la sécurité, tels que les sols mouillés, sont toujours présents au coin de la rue.
Informer toutes les personnes concernées
Communiquez clairement les conditions de l'événement à votre équipe, à vos vendeurs, aux responsables du lieu et à toutes les autres personnes concernées. Cela réduira le risque de malentendus dangereux.
Demandez conseil à un avocat
Si vous n'êtes pas sûr de quelque chose, par exemple de ce que vous devez assurer selon la loi, demandez conseil à un avocat. Cela peut sembler coûteux, mais cela vous permettra d'économiser beaucoup d'argent à l'avenir.
Souscrivez la meilleure assurance possible
Lorsqu'il s'agit d'assurer votre événement, évitez les raccourcis. Si un contrat est trop bon marché, il pourrait y avoir des clauses qui excluent de nombreux scénarios possibles.