L'augmentation du flux de documents au sein des entreprises a conduit à la création d'un outil destiné à la maîtrise, la rationalisation et le regroupement de ces derniers. Il s'agit du logiciel de gestion électronique des documents. Cet outil permet à l'entreprise de gagner en temps, en productivité et en efficacité. Qu'est-ce qu'un logiciel GED ? Comment fonctionne-t-il et quels sont ses avantages ?
Logiciel GED et gestion électronique des documents : quoi retenir ?
Le logiciel GED est un programme auquel est intégré un système informatique de gestion des données numériques. Il est utilisé dans la gestion des documents au sein d'une entreprise de la conception à l'archivage en passant par la diffusion. C'est un outil de gestion documentaire disponible sous la forme d'application pour tablettes et smartphone. Ce type de logiciel est développé par un expert en informatique qui assure son développement et sa maintenance pour un fonctionnement optimal. Pour avoir plus d'informations utiles à ce propos, consultez cette page.
La gestion électronique des documents, quant à elle, est un système informatique intégré au logiciel GED qui assure la gestion électronique des documents numériques. En entreprise, il facilite la gestion et l'exploitation de tous les types de documents que ce soit des courriers, des emails, des documents Word/Excel, etc. Il assure la gestion et l'exploitation des documents qui sont issus de la dématérialisation des processus de l'entreprise.
Ainsi que ceux issus des progiciels métiers (planning, achats, outils de gestion, etc.). La gestion électronique des documents permet de réunir les documents actifs, importants pour l'instruction des affaires en cours dans un même répertoire. Cela permet de faciliter l'accès, le partage et la diffusion de ces derniers au sein de la structure.
Comment fonctionnent les logiciels GED ?
En entreprise, la gestion électronique des documents est facilitée par l'utilisation des logiciels GED. Les logiciels GED sont accessibles via Internet (mode SaaS) ou via un serveur local dédié. Ils permettent à tous les collaborateurs de l'entreprise d'accéder aux documents suivant les règles établies par l'entreprise. Ces logiciels offrent une diversité de fonctionnalités. Il s'agit de la sauvegarde des documents, le stockage de plusieurs versions d'un même document et l'indexation de ces derniers. Il présente également des fonctionnalités comme la suppression définitive d'un document, la recherche en texte intégral, la modification des documents et la diffusion des documents. L'ensemble de ces fonctionnalités dont disposent les logiciels GED ont pour but de faciliter la gestion électronique des documents.
Les avantages de l'utilisation des logiciels GED
L'utilisation des outils numériques de gestion des documents constitue une alternative à la gestion des documents au sein des entreprises. Ce procédé présente plusieurs avantages que ce soit en matière de raccourcissement du cycle de traitement ou de réduction des coûts. Voici les principaux avantages de l'utilisation des logiciels GED au sein d'une entreprise !
La réduction des coûts
L'utilisation des logiciels de gestion électronique des documents garantit une réduction des coûts liés aux matériels utilisés dans le traitement traditionnel de l'information. Elle permet ainsi de réduire la consommation d'encre, de papier et met fin à l'archivage physique. Ce processus de dématérialisation facilite le traitement des données et augmente la productivité au sein de votre entreprise.
Amélioration du service client
Grâce à l'utilisation des logiciels GED, les clients ont accès à leur document en ligne. Ils peuvent ainsi les consulter partout et à tout moment. Outre cela, vos clients peuvent remplir directement des formulaires en ligne sans pour autant se déplacer et venir sur place. Ils peuvent également télécharger des pièces justificatives ou des reçus. Cela facilite l'interaction entre les clients et l'entreprise. Les processus d'achat et de vente sont alors raccourcis et offrent à votre entreprise une meilleure transparence ainsi qu'une plus grande réactivité.
Optimisation de la communication interne
Opter pour l'utilisation des outils de gestion numériques de documents permet de donner à vos collaborateurs un accès personnalisé aux documents. Ils pourront ainsi accéder aux documents des activités en cours. Vous avez en main la gestion des droits d'accès, les modifications de documents et bien d'autres encore. La création d'un répertoire commun permet à tous d'accéder aux mêmes informations pour un travail d'équipe optimal. La communication interne est alors facilitée, les déplacements sont réduits et l'impression des documents en plusieurs versions distinctes est abolie.
La sécurisation des informations
Les logiciels GED grâce à leur fonctionnement permettent de mettre fin aux risques de perte d'informations. L'ensemble des documents physiques sont dématérialisés et enregistrés sous forme numérique. Les documents qui n'ont plus d'importance dans les affaires en cours peuvent être archivés. Ces derniers peuvent être retrouvés et utilisés ultérieurement.
Les logiciels GED, étant des outils numériques, pour leur garantir un fonctionnement optimal sur le long terme, il est primordial d'avoir recours à un spécialiste réseau. Ce dernier se chargera de garantir la stabilité du réseau, l'équilibre entre le matériel, et le bon fonctionnement de l'intégralité du système.
Les logiciels GED représentent alors une innovation technologique venue changer l'image et le fonctionnement des entreprises. Ils présentent plusieurs fonctionnalités qui leur permettent d'optimiser la gestion des documents au sein d'une entreprise et présentent bien d'autres avantages encore.